公司文档管理办法
项目文档是项目管理者了解项目开发进度、控制项目质量、发现项目存在的问题以及预期目标的管理依据。大多数项目的项目成员都来自不同部门、不同岗位。
因此，在企业文档管理中常常会出现信息割裂、无据可查的问题，使整个项目的管理变得混乱。要想进行有效的文档管理，一套标准的文档管理规范与文档管理工具缺一不可。首先是建立文档管理规范:项目管理者需要结合行业及项目的实际情况，制定出适合自身的文档管理规范。如明确项目文档的具体分类:
1. 从重要性和质量要求角度:可以分为非正式文档和正式文档
2. 从项目周期角度:可分为开发文档、产品文档、管理文档之后，我们可以利用工具搭建统一的文档管理平台:以文档协同和知识库管理工具 onES Wiki 为例:onES Wiki 可以帮助项目团队高效编辑、管理文档，沉淀团队经验。
1. 撰写各类文档、展开讨论
2. 高效沉淀周报、会议记录
3. 组织项目文档，管理项目知识
4.构建团队知识库如此一来，你就可以轻松管理项目文档，帮助团队向知识型组织迈进。
如何做好项目文档管理
一些项目文档管理的规定:
1.将文档分为两大部分提交管理:项目常规文档和项目归档文档。常规文档的提交和使用根据项目组内部小组成员任务的不同进行权限划分；项目归档文档由项目管理主管(或项目文档管理员)将项目中的重要文档从常规文档中进行分类归档。
2.常规文档管理目录分为项目日常管理文档和项目流程管理文档。
3.日常管理文档包括项目报告、会议纪要、项目管理模板、重大问题跟踪、数据质量管理。项目报告又可分为个人周报、小组周报、项目周报、项目简报，项目简报。并都按照不同目录进行分类管理。
4.提交完整的项目开发、应用开发流程文档。
一般包括:项目计划、业务需求说明书、数据需求说明书、模块、应用开发文档、系统测试文档、详细设计文档、系统测试文档、用户手册、上线文档、培训资料、系统运行维护等。
5.所有项目组成员均建立VSS软件环境下的对应用户，各自拥有对以上各类文档的读、写、增加、删除权限。由各项目小组长保证提交已保存文档的质量；由文档管理员或项目经理整体把握项目文档在各阶段的提交情况。
什么是文档管理细则
转载以下资料供参考文档管理指文档、电子表格、图形和影象扫描文档的存储、分类和检索。每个文本具有一个类似于索引卡的记录，记录了诸如作者、文档描述、建立日期和使用的应用程序类型之类的信息。
这些文档一般归档在较便宜的磁带上，必要时归档在可读写的光盘上。文档管理条约细则为规范、加强公司的电子档案管理，包括电子档案的形成、积累、归档、保管、使用、及销毁等各项工作，特制定本规定。其中，电子档案是指电子化的、以word、excel、ppt、pdf、bmp、jpg等格式存在的档案资料。
一.总 则1.1 对电子档案的形成、积累、归档及电子档案的保管使用实行全过程管理，应当由档案主管部门统一协调，指定档案专员负责，保证管理工作的连续性。1.2 电子档案的形成部门负责电子档案的形成、及积累工作，档案主管部门要进行指导与监督。
1.3 电子档案的管理由档案主管部门负责，具体由档案专员进行日常的管理和维护工作，电子档案形成部门要提供必要协助和支持。1.4 由档案主管部门，明确归档范围、数据类型、格式、归档时间等并统一发布到形成部门，以保证电子档案的质量。
二.电子档案管理的适用范围所有因公司业务或管理等活动产生的归公司所有的文档都需要进行标准与严格的管理。
原本就是电子化格式（如word,excel,ppt,pdf格式等）的档案文件直接进行归档管理，对需归档的纸质化档案，配置专用的扫描仪进行电子化处理后进行归档管理。2.1 技术研发文档，包括研发过程中借鉴的资料、研发过程的记录、最后形成的结果文档等。2.2 管理文档，包括公司制度文档，相关政策文档，通知公告，来往公函等。
2.3 业务文档，包括与客户的来往文件，合同，市场与营销策划等。2.4 其他文档，包括需要扫描的凭证、图纸等各类档案。
三.电子档案的管理公司局域网内搭建专用的电子档案管理系统，采取B/S(浏览器/服务器)架构，承担对电子的管理职责，构建公司的电子化档案库。
3.1 电子档案的主管部门、及专员等根据档案管理的规定，负责对电子档案进行整体管理。 定期对档案分类进行规划与整理。 根据公司规划、业务需求以及人员流动情况对电子档案进行权限维护，设置公司用户的访问权限，以供档案使用部门的使用与查阅等。 定期针对电子档案的使用情况提供使用报表，检查是否有异常使用情况。
定期对各部门到期的电子档案进行逻辑归档操作。 需要物理归档的电子档案，需要制定保存明细清单，在申请通过后，将档案备份保管。 对于需要进行销毁的电子档案，需制定销毁的明细清单、发起申请、审批通过后方可销毁。3.2 电子档案的使用部门，登录系统后，根据业务需要对电子档案进行访问与使用。
不得将专用帐号与密码信息泄露给他人使用。 因业务需要撰写完毕后的档案，需要及时上传到公司指定分类，并按照公司相关规定编写规范的档案名称与档案说明。 档案因业务需要修订时，需要提供必要的修订说明。 可在分配的权限范围内对需要查阅的电子档案进行预览、下载、及在线打印等操作。
在使用时需要严格遵守公司档案保密的原则，禁止外流、泄密。3.3 IT专员负责确保“电子档案管理系统”的正常运营与提供需要的IT支持。 定期维护服务器，确保服务器设备的无故障运行。
定期维护系统，确保系统的正常使用。 定期备份数据，确保电子档案数据的安全。 对需要物理归档的历史电子档案，配合档案主管部门进行归档档案的病毒扫描、备份刻录等保管工作。
项目文档管理规定有哪些
会博通综合文档管理系统了解一下绍林科技1988年已开发出第一套文档一体化软件产品会博通，亦是我国最早的知识与内容管理软件开发与供应商之一。在过去30年，一直潜心研发综合知识管理系统，不断升级，为打造组织知识生态链而努力，现在已经成为经国家认证双软企业，国家重点支持的高新技术企业。
会博通在知识管理、文档管理、档案管理、证照管理、办公自动化、人事档案管理，合同管理等领域走在世界领先水平。
文档管理办法
文档管理办法为有序管理各种文件材料，便于工作利用，规范管理，提高工作效率，特制订本办法。
一.总体要求
1.档案馆在工作中形成并办理完毕的具有保留和备查作用的文件材料，必须整理立卷，统一保管。
按规定向中心档案室归档的材料，应保留一份原件或复印件。
2.每年初档案馆的工作人员负责将自己形成的上一年的文件材料按要求整理立卷。
二.整理原则
1.遵循文件形成的自然规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。
2.分类:一般按时间（年度）一问题分类。
3.排列:按形成时间顺序，结合事由进行排列。
4．编目:立卷文件应依据分类和文件排列填写文件目录。目录内容包括:件号、责任人、文号、题名、日期、页数等项目。
5.装盒:将立卷文件根据文件多少选择不同厚度档案盒装入盒内。
6.形成档案后统一按年度编流水号。档案盒外（脊背）要写明年度、问题和件数，集中存放。
三.利用 工作人员可根据需要查阅利用档案。
公司的文档如何管理
转载以下资料供参考公司文档管理制度
1.目的为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。
2.职责2.1总经理负责公司所有对外发文审批。
2.2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。2.3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。2.4行政人事部负责公司文件格式、文号及内容的审核，用印管理、归档管理工作。
3.文件种类3.1上行文:请示，报告，计划，总结；3.2下行文:批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定；3.3平行文:信函，会议纪要。
4.文件格式4.1发文统一使用以上文件类别之一。4.2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。4.3收文单位。
是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。4.4正文。是文件的主体部分。
文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚:4.5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置；4.6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等保持一致。每段开头空两个字；要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为1.5倍，以清晰、美观为原则；4.7附件。通常指随正文发出的补充说明材料:如果该文件有附件的，应在正文之下、发文单位落款的左上侧，专行空两格注明"附件:XXX"字样；如果附件较多，还须编上序号；文件无附件的，无须注明；4.8落款。
指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名（前面冠以职务身分）署名:落款一般放在正文http://www.fdcew.com/（或附件标记）的右下角，相关于书信中具名的位置；如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上面加注一行"（此页无正文）"字样；落款字体与正文相同。4.9日期:4.9.1一般应写发文日期；4.9.2制度或会议通过的文件应写通过的日期；4.9.3重要的文件写签发的日期；
5.文号5.1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号；具体文号编制规则见附件。5.2公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理；5.3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。
6.用印6.1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。6.2文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记；6.3印章应盖在落款和年月日中间，即"骑年盖月"位置。
7.文件管理7.1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作:7.2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。7.3签发。
签发人对签发的文件负有完全责任，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是地拟写批语。同意签发的，注明"同意发文"字样后按正常手续办理；不同意的写出具体意见返还拟文人重新撰写；7.4用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。
7.5发放。由发文部门填写《文件发放登记表》，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写《文件处理单》，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。
7.6收文。文件管理人员（一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员）将所收到的文件登记在《收文登记表》内，内容包括:流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情况、备注等。7.7传阅。
传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。7.8保存。文件办理完毕后，由最后处理部门人员进行保管。
7.9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进行整理存档工作。
8.相关文档8.1文号编码规则8.
2.�文件编号使用登记表》8.
3.�对外发文登记表》8.
4.�对内发文登记表》8.
5.�收文登记表》8.
6.�文件处理单》8.
7.�传阅单》8.
8.�用印登记表》8.9对外发文格式8.10对内发文格式8.11报告总结格式8.12会议纪要格式8.13会议记录格式
9.修订及实施9.1本规定由全公司各部门实施，行政人事部进行监督。
9.2本规定修订权在公司。9.3本规定从二零零四年五月一日实行。
项目文档管理的如何建立项目文档管理规定
从各行业以及每个项目的个性出发，需要管理者结合实际情况制订出适合自身的文档管理规定。(软件文档管理指南》和《计算机软件产品开发文件编制指南（GB 8567-8
8. 》 (以下统称《指南》)为我们提供了相关的指导。
首先要明确关于软件项目文档的具体分类。《指南 中提出文档从重要性和质量要求方面可以分为非正式文档和正式文档；从项目周期角度可分为开发文档、产品文档、管理文档；更细致一点还可分为l4类文档文件，具体有:可行性研究报告、项目开发计划、软件需求说明书、数据要求说明书、概要设计说明书、详细设计说明书、数据库设计说明书、用户手册、操作手册、模块开发卷宗、测试计划、测试分析报告、开发进度月报、项目开发总结报告。这样的分类细化了项目进度中各个阶段所需管理的文档。其次需要将项目文档进行归类整理。下面对EDW项目组文档情况与 软件文档管理指南 进行对比分析。
通过对比可以看出，没有规范管理的EDW项目组文档存在以下4方面的问题。问题1:项目组在开发初期针对业务部门和科技部门进行了需求及信息调研，可以覆盖部分软件需求和数据需求说明书的内容，但却缺少业务部门对项目需求描述和变更的文档记录。这部分文档需建立相应目录予以保存。
问题2:对于设计说明，在系统比较复杂的情况下，设计阶段应分解成概要设计和详细设计两个步骤。目前EDW项目组只对ETL模块提供了概要设计说明书，并没有单独的存放目录，而是同其他设计文档混乱地放在一起。对于比较复杂的应用开发项目，应将这两种设计说明文档分目录管理。
问题3:在项目测试验收中，项目组没有要求将测试计划文档和测试结果报告进行规档，而只重视了测试过程中的问题文档，因此无法掌控测试进度与质量。问题4:EDW项目组的工作分为模型设计、ETL、集市应用3个工作小组，对应的文档管理需要围绕这3个主题进行。其中模型设计和ETL都是数据仓库项目实施的模块，而集市应用则包括了建立在数据仓库基础上的小项目开发。
因此，文档管理也应该针对这3个部分不同的性质制定管理规则。通过表l中的对比分析，针对EDW文档管理存在的问题，EDW项目组最终依据通用规则建立了正式的项目文档管理规定。具体规定有以下5点。
1.将文档分为两大部分提交管理:项目常规文档和项目归档文档。
常规文档的提交和使用根据项目组内部小组成员任务的不同进行权限划分；项目归档文档由项目管理主管(或项目文档管理员)将项目中的重要文档从常规文档中进行分类归档。
2.常规文档管理目录分为项目日常管理文档和项目流程管理文档。
3.日常管理文档包括项目报告、会议纪要、项目管理模板、重大问题跟踪、数据质量管理。项目报告又可分为个人周报、小组周报、项目周报、项目简报，项目简报。
并都按照不同目录进行分类管理。
4.提交完整的项目开发、应用开发流程文档。一般包括:项目计划、业务需求说明书、数据需求说明书、模块、应用开发文档、系统测试文档、详细设计文档、系统测试文档、用户手册、上线文档、培训资料、系统运行维护等。
5.所有项目组成员均建立VSS软件环境下的对应用户，各自拥有对以上各类文档的读、写、增加、删除权限。
由各项目小组长保证提交已保存文档的质量；由文档管理员或项目经理整体把握项目文档在各阶段的提交情况。项目文档管理规范制定好之后，关键在于大家要“依规执行”，使杂乱无章的存放模式变得井井有条。
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